公司協同管理問題如何解?

某日接到ㄧ客戶來電,詢問是否有軟體可以解決現在公司的管理問題。對方是ㄧ工程公司,除了總公司有些行政人員,大部分的工程團隊都散佈在外部。現況是:

-公司無工具管理專案,所有專案成員溝通完全靠電話及手機,大家也沒有收e-mail 的習慣,溝通成本高且容易遺漏事項未做。

-工程人員分散各地,沒有資訊回報系統,主管無法即時了解專案進度及問題。

我想如果沒有善用工具,這麼多人一起工作一定亂且溝通成本極高。

所以哪些工具可以解決協同管理問題呢?

-公司人員沒有收e-mail 的習慣:e-mail 是系統傳遞訊息的重要工具,一定要建置好。搭配push mail,手機端可即時收到系統傳送的提醒e-mail。

行事歷提醒(桌面及手機端): 重要事件不遺漏,要有行事曆記錄的習慣,時間到之前會跳出通知。

專案管理網站:掌握工程進度,當有事項増加或修正,所有專案成員都會收到e-mail 即時通知。

檔案伺服器:將分散各地資料傳回總公司

SIP 網路電話: 總公司與分散各地成員打分機號碼,如同坐在同一辦公室內,溝通零成本。

視訊會議:用平板及手機即可一起開會,即時了解現況

防火牆/VPN: 各地團隊成員都可以用手機或電腦VPN連回總公司,如同坐在同一辦公室內。

執行的優先順序

-公司IT基礎建設完善嗎?缺乏基礎建設,將難以管理好團隊成員的協同問題。

-使用者習慣如何改變?e-mail 不收,不回報資訊,不完成待辦事項⋯⋯

討論

-預算分配多少?

-每樣工具軟體執行的細節,如何對團隊協同產生幫助。

團隊協同工作涉及很多面向包含公司成員,供應商,系統建置,如同蓋高樓一樣,IT地基要先打好,才能順利完成專案喔。

您公司有使用那些工具協助團隊一起工作? 歡迎留言或來信指導

service@linuxyes.com

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